Hace unos años hice un ejercicio muy sencillo que recomiendo a todo el mundo que haga en algún momento del año: era viernes y anoté todas las llamadas telefónicas que había recibido durante la semana, tanto al fijo como al móvil.
Después fui analizándolas una a una (al menos aquellas que recordaba) y descubrí algo que me hizo pensar bastante:
- La mayoría de las llamadas me interrumpieron mientras estaba haciendo algo muy concentrado.
- Muchas de ellas no me aportaron nada para resolver alguna tarea bajo mi responsabilidad, sino que me reclamaban para resolver tareas bajo la responsabilidad de otros.
- Otro grupo se podía haber sustituido por un sencillo correo electrónico que yo habría elegido leer en el momento más adecuado del mismo día.
- Sólo unas pocas eran verdaderamente importantes (para mí).
- Ninguna era absolutamente trascendente y urgente como para que tuviera que atenderla en ese preciso momento.
Me pregunto si esto es productividad o simple pérdida de tiempo. En cierta medida, desde todas aquellas conclusiones he llegado hasta el día de hoy mejorando en muchos aspectos de mi día a día.
En esa época no era raro para mí llegar a la tarde con esa sensación de no saber en qué se me había ido el día y, por tanto, decidí atajar el asunto de raíz evitando al máximo cualquier tipo de llamada o correo intrascendente, aunque con ello me colgaran la etiqueta de maniático, soso o aburrido. Mi objetivo era cumplir con mi trabajo, sacar el mayor provecho personal y profesional de mi compañía y volver a casa temprano…
Trabajar bien y con calidad equivale a trabajar productivamente, por eso considero que el mal uso que se hace del móvil es un time killer de primera magnitud. Desde aquella semana en que analicé cómo otros abusaban de mi tiempo en el momento que a ellos les interesaba y no a mí, y que la mayoría de las llamadas eran para asuntos que estaban fuera de mi responsabilidad, tomé medidas que he logrado mantener más o menos hasta ahora.
Lo siento por quien se dé por aludido, pero centrar la cabeza en una tarea que requiere mucha concentración, tomar decisiones que te pueden pasar factura en el futuro (acumulando deuda técnica o infraestimando el esfuerzo de un nuevo proyecto, por ejemplo) y hacer algo lo mejor que uno pueda con los recursos y habilidades que tenemos requiere al menos reducir al mínimo este tipo de interrupciones. Una interrupción es normal; varias en una hora revelan un descontrol total en la forma de trabajar. Si no tenemos el control para evitar estas continuas interrupciones podemos incluso sufrir una ansiedad y un estrés tremendos. Tener un entorno adecuado de trabajo no es sólo una cuestión de higiene, buenos equipos, etc.; también es cuestión de contar con la suficiente tranquilidad para poder concentrarte en tus tareas.
No es lo mismo hacer una tarea muy concreta durante dos horas con una mente completamente absorbida en el trabajo que hacerlo con una mente que se distrae cada quince minutos por un nuevo mensaje entrante, algunas ventanas de chat emergentes o varias llamadas al móvil. Absurdo. De ningún modo puede ser lo mismo: todas esas interrupciones y la falta de concentración, si se producen de manera habitual, al final nos arrastran a trabajar mal y con poca productividad.
No creo en la multitarea; más que un mito, es una forma de mostrar lo ocupados que estamos (produzcamos resultados o no). Si intentamos hacer dos tareas a la vez, vamos a tardar más del doble que si hiciéramos primero una y a continuación la otra.
Detrás del fracaso de muchos proyectos de software está una gestión pésima del tiempo. Esto empeora aún más las cosas cuando el proyecto se ha estimado económicamente en función de unos tiempos de trabajo, que es lo habitual.
Los efectos de trabajar dispersos mientras desarrollamos código pueden ser desastrosos: su calidad depende directamente de nuestra capacidad para centrar toda nuestra creatividad en él. Si al final pagamos con tiempo estas interrupciones o esta forma poco productiva de trabajar, lo primero que vamos a sacrificar son esos ratos de veinte o treinta minutos para hacer refactorings o mejorar algún aspecto de la solución.
Las empresas más productivas no son aquellas en las que sus empleados pasan más horas al día, sino:
- Las que más y mejor planifican.
- Las que tienen roles claramente identificados (sobre el papel y en la práctica).
- Las que aprecian el tiempo y su buena organización como herramientas para obtener resultados.
- Las que consiguen que la gente tenga claro qué tiene que hacer en las próximas semanas.
Recuerdo varias ocasiones en las que, ante un problema que se había presentado, un compañero mío me decía eso de «no te preocupes, que ahora mismo lo arreglo» y, a continuación, después de quedar como el héroe del momento, sacaba su teléfono móvil y llamaba a alguien para preguntarle sobre el asunto… En este sentido, quienes abusan del uso del móvil seguramente sean los que menos aportan en una compañía, ya que parece que son quienes más dependen de los demás para resolver sus propios problemas. Hay quienes llenan su agenda laboral con reuniones eternas como forma de trabajo habitual (sin comentarios); el resto del tiempo lo pasan colgados al móvil…
Si trabajas de freelance, entonces ya te habrás dado cuenta de que, en cierta medida, lo que vendes son horas de trabajo: si consigues hacer más en el mismo tiempo, aumentarás tus honorarios.
Quizá se me pueda tachar de maniático, aunque lo que persigo siempre es fomentar, tanto en mí como en el equipo que dirijo, que la mayor parte de las tareas se hagan en un ambiente de calma y con el menor número de interrupciones. Esto maximiza la productividad.
No hace mucho mi mujer se pasó por la oficina donde trabajo y me dijo algo así como «si esto parece un convento», a lo que le respondí: «gracias, eso es lo que intento»…
Quizá a gestores ignorantes de medio pelo les guste ver a la gente muy atareada, con los teléfonos sonando todo el tiempo, las bandejas de correo saturadas de asuntos y, si es posible, que se queden en la oficina hasta las ocho de la tarde. Me temo que este presentismo caduco tiene los días contados.
Los gestores profesionales intentan que el equipo que gestionan termine su jornada laboral con el trabajo hecho a tiempo, sin estrés y con la máxima calidad. Sí, es posible y hasta deseable. La diferencia sutil, difícil de ver, no es ni más ni menos que una correcta planificación y gestión del tiempo.
Si a la gente no se le hicieran contratos por tiempo sino por resultados, ¿no saldrían muchos antes de la oficina? Ojalá llegue un día en que esto sea así, en que no se valore por encima de todo el tiempo que se pasa en una oficina, sino los resultados medibles de lo que hacemos en ella.
Lo del exceso en el uso del móvil es sólo un detalle: el día está cargado de detalles y momentos similares que poco a poco van socavando sutilmente nuestra productividad, es decir, van tirando a la basura el tiempo de que disponemos, lo cual es lo mismo que tirar a la basura parte de nuestra vida, algo aún más deprimente (¿qué tenemos si no tiempo?).
Si lo miramos bien, el tiempo es el único recurso que tenemos realmente: si lo usamos correctamente, conseguiremos más y mejores resultados.
Hay que evitar los vampiros del tiempo; hay que evitar que en cualquier momento pueda sonar tu teléfono móvil y sacarte de ese instante de concentración en el que estás trabajando a fondo. Si no consigues concentrarte en tu jornada laboral, entonces tú y tu compañía tenéis un grave problema.
Siempre, siempre, absolutamente siempre, quienes más éxito tienen en sus proyectos son los que mejor gestionan su tiempo, así de sencillo.
Tanto es así que hay quienes incluso han hecho de la correcta gestión del tiempo una profesión, como Berto Pena y su maravillosa web. En este ebook gratuito que generosamente ofrece el autor, menciona, cómo no, los siete ladrones del tiempo, entre los que se encuentra nuestro maravilloso smartphone.