Describo a continuación un método sencillo para gestionar a diario las tareas que debemos realizar y que llevo utilizando desde hace muchos años.
Si, como yo, tienes que hacer frente a áreas de responsabilidad muy diferentes, con más razón tendrás que organizar mejor tu tiempo. En cualquier caso, aunque tengas la suerte de poder trabajar casi todas las horas del día centrado en un único proyecto de software, organizar y priorizar las tareas te permitirá obtener mejores resultados y avanzar más rápido. Si siempre tienes la sensación de que te falta tiempo, sospechas que dedicas demasiado a cosas irrelevantes y muy poco a las realmente importantes, sigue leyendo.
Esto es lo que he aprendido durante todo este tiempo, también después de leer mucho sobre cómo gestionar mejor el tiempo y ser más productivo, tanto en el trabajo como en cualquier ámbito de la vida:
- La productividad no consiste en trabajar más horas. Curiosamente, cuando eres productivo, incluso trabajas menos. Si quieres emplear el tiempo que ahorras al trabajar mejor en hacer todavía más para obtener más resultados, perfecto: tienes esa posibilidad.
- Al emplear algún método de gestión de tareas, como el que describo en este artículo, te das cuenta de cuáles son urgentes o importantes y de cuáles puedes prescindir. ¿Cómo va a avanzar un negocio o un proyecto si no están claras las prioridades?
- No tengo una medida exacta, pero puedo asegurar que cuanto más tiempo se dedica a organizar y planificar —aunque solo sean diez minutos para anotar en un cuaderno los asuntos pendientes—, menos se tarda después en ejecutar las tareas y menos tiempo se pierde al pasar de una a otra.
- No podemos tener las tareas pendientes en la cabeza ni confiar en que nuestra mente sepa en todo momento qué deberíamos hacer a continuación. La mente se ve influida por el cansancio y los estados emocionales, y eso hace que no siempre prioricemos bien las tareas importantes. Además, nuestra memoria es limitada.
También he observado lo siguiente: muchas personas que aseguran no tener tiempo para nada, en realidad sienten que no lo tienen tanto si hay mucho trabajo como si hay poco y, además, no utilizan ningún método de gestión del tiempo.
¿Qué ocurre cuando arrastramos la sensación de no disponer de tiempo suficiente y creemos que en cualquier momento puede surgir algo crítico que trastorne todo el día? Exacto: mucho estrés. En general, el estrés se produce por esa sensación de no ser capaces de controlar nuestro propio tiempo.
El método que sigue no me lo he inventado yo, pero puedo garantizar su eficacia. Se trata del método ABC, tan sencillo de utilizar como su nombre.
Lo más importante al emplear esta técnica es la disciplina: crear el hábito de dedicar unos minutos la noche anterior o al comienzo del día a describir las tareas que hay que realizar. Con el tiempo —al menos a mí me ha pasado— desarrollas tal apego a este método (junto con otros complementarios, como Pomodoro y GTD) que llegas a sentirte algo perdido sin tu lista de tareas. Quizá exagere, pero así reduzco la posibilidad de que pase el día o la semana sin atender al menos todos los asuntos urgentes e importantes que forman parte de mis responsabilidades profesionales (y, por añadidura, de mis responsabilidades domésticas y mis proyectos emprendedores).
Lo peor que puedes hacer en un entorno profesional es no saber priorizar tu trabajo y dejar que lo que más te apetece determine lo que haces en cada momento. A veces te podrás permitir ese lujo, pero no siempre. Ya lo sé: lo ideal es trabajar en una actividad que nos apasione y nos guste, pero incluso el trabajo que más nos gusta viene acompañado de un conjunto de tareas que no nos satisfacen demasiado. Como en todo: para viajar, siempre hay que encargarse del engorroso trabajo de sacar billetes, organizar estancias, convencer a tu novia e incluso buscar quién se quede con tu gato durante el fin de semana.
El método ABC consiste en crear una lista de las tareas pendientes. Yo lo hago a diario, pero también puedes prepararla para los próximos dos días o para toda la semana. Sea cual sea tu opción, procura no olvidarte de nada importante. En mi caso, considero importante aquello que encaja en alguna de estas categorías: contribuye al desarrollo del negocio, mejora la forma de trabajar del equipo que dirijo, aumenta la calidad de los resultados o me permite ser más productivo.
A continuación, asigna a cada tarea una letra: A, B, C, D o E. No hace falta utilizar todas, pero sí al menos las tres primeras. Cada una indica lo siguiente:
- A: tarea prioritaria que hay que hacer antes que cualquier otra. No se debe terminar la jornada sin completar las tareas de tipo A. Si no se hacen, puede haber consecuencias negativas para tu trabajo, tu negocio, etc.
- B: tareas que deberías hacer, menos importantes que las de tipo A, pero cuya omisión tendría consecuencias más leves. No hagas una tarea de tipo B si todavía quedan tareas de tipo A.
- C: tareas agradables, pero cuyo impacto es pequeño si no se realizan.
- D: tareas que puedes delegar de un modo u otro.
- E: tareas que te permiten identificar aquello que deberías eliminar para centrarte más en lo anterior: trabajo irrelevante que, si no lo haces, te ayudaría a concentrarte y gestionar mejor el tiempo. Por ejemplo, evitar una reunión innecesaria.
Hay una regla fundamental: nunca debes hacer nada que no esté en tu lista de tareas y marcado con una de las letras A, B, C, D o E. Como siempre, hay que usar el sentido común: si mientras tanto surge algo extraordinariamente crítico, lo lógico es atenderlo y punto.
Las tareas deben ser lo más concretas posible. Por ejemplo, en vez de escribir «redactar una nueva entrada», es mejor anotar «escribir al menos dos mil palabras para mi nueva entrada». Y en vez de «mejorar las pruebas del proyecto X», es mejor «revisar las pruebas de la biblioteca X y crear todas las pruebas de la clase Y».
Puesto que nuestra capacidad de concentración es limitada (y confío en que a estas alturas ya sepas que la multitarea no existe), las tareas deberían poder completarse en menos de una hora u hora y media. Si duran más, habría que dividirlas. Yo sigo esta regla: siempre puedo terminar en menos de una hora cada tarea que defino.
Si una tarea es demasiado genérica, deberíamos dividirla en otras más pequeñas. Cualquier proyecto, por complejo que sea, se puede separar en subtareas, aunque al final surjan muchas. He comprobado que este sencillo ejercicio de dividir el trabajo en tareas pequeñas te acerca a completar cualquier objetivo que te propongas. Por ejemplo, si quieres crear un proyecto prototipo para publicar ofertas de Amazon, ¿por dónde empiezas? Coge un bloc de notas o un cuaderno y desglósalo todo lo posible: analizar la API de Amazon, crear una cuenta de afiliado, preparar un ejemplo de cliente de la biblioteca en Node.js, hacer un tutorial de Vue para la interfaz web o leer un libro o hacer un curso en línea sobre el tema, escribir un par de páginas sobre el modelo de negocio, crear el repositorio inicial de código, etc. Después de varios cientos de tareas, el proyecto estará terminado y, si has aplicado el método ABC, lo habrás hecho en menos tiempo del que imaginabas. Muchas de las ideas de proyectos que se nos ocurren no llegan a completarse porque no las convertimos en tareas específicas y sencillas.
Por último, puedes usar Trello o Wunderlist para aplicar este método, aunque yo utilizo un cuaderno de papel y voy tachando cada tarea con un bolígrafo a medida que la completo. Uses lo que uses, descubrirás la maravillosa sensación de progreso que aparece al marcar una tarea como completada. Y, a medida que pasa el día y ves cómo las vas tachando, sentir que avanzas en la dirección correcta y cumples tus objetivos y responsabilidades resulta incluso adictivo.
Es curioso que, cuando empiezas a organizar el día de este modo, al final solo surgen unas cuantas tareas de tipo A y desaparece esa sensación de urgencia que solemos arrastrar. La mente se relaja cuando deja de tener la incertidumbre de pensar qué hay que hacer a continuación: miras la lista, eliges la siguiente tarea y adelante.
De todos los libros que he leído estos años sobre productividad y gestión del tiempo, recomiendo Administración del tiempo, de Brian Tracy. Por tan solo unos euros, puedes aprender a cambiar radicalmente tu forma de trabajar y tus resultados.