No me gusta repetir trabajo ni tareas pesadas que se hacen una y otra vez y que, de algún modo, se pueden automatizar o, al menos, documentar con los pasos que hay que seguir para que la siguiente vez no pierdas tanto tiempo recordando cómo se hacía esto o aquello. Si te encuentras a menudo en esta situación, que sepas que puedes evitarlo.
Si es verdad que debemos poner el foco en aquello que aporta valor, en las tareas verdaderamente creativas y productivas, entonces tenemos que encontrar la forma de no reinventar la rueda continuamente. No estoy hablando de tareas que hay que hacer sí o sí (como un parte de trabajo); hablo en sentido general, no sólo desde el punto de vista del desarrollo de software, sino de hacer todo lo posible para que estas tareas ocupen el menor tiempo posible y, sobre todo, no tengamos que pensar reiteradamente cómo se hacían.
Voy a poner varios ejemplos:
- El proceso de publicar una nueva noticia en la web: ya sabes, crear el contenido, fijar bien la URL, revisar el contenido, comprobar su estructura, revisar faltas de ortografía o de expresión, pedir la aprobación si es necesario, etc. Son varios pasos, sí, pero si haces este trabajo una vez cada varios meses, terminarás olvidándolo y preguntándote: ¿cómo había que poner el formato de las URL?
- Si mantienes varias webs, como es mi caso, y además todas con Drupal, y no las actualizas continuamente (actualizaciones de módulos, mejoras de diseño, etc.), puedes encontrarte con que cada vez que vas a actualizar una tienes que volver a investigar cómo se hacía esto o aquello: cómo y dónde guardar una copia de seguridad, cómo etiquetar la nueva versión de la web en GIT o similar, cómo comprobar que la nueva actualización no ha roto nada, cómo desplegarla para que no quede ningún cabo suelto, cómo comprobar la seguridad, etc.
- Llevo dos años usando la herramienta Scrivener para crear libros. Su proceso de compilación genera un archivo en formato eBook, PDF, DOCX, etc. Sin embargo, después de generar el archivo tienes que comprobar varias cosas, según tu flujo de trabajo y el propósito que tengas. Por ejemplo, si generas un eBook para Kindle, tienes (o deberías) revisar que el EPUB pase las pruebas de validación con una herramienta como epubcheck; después tienes (o deberías) abrirlo con Kindle Previewer y revisarlo página a página, y no digamos el proceso de publicación en Amazon.
En fin, son trabajos que requieren varios pasos. Salvo que tengas una memoria prodigiosa, cada vez que vayas a abordarlos se te quedará algo en el tintero.
¿El resultado? No se terminará del todo bien y se tardará más en realizarlo, aparte de lo tedioso que resulta investigar algo porque lo has olvidado… Y, si te fijas bien, parte de tu trabajo la pasas realizando tareas que bien podrían estar bajo el paraguas de un procedimiento.
Llevo años procedimentando este tipo de tareas e intentando establecer una cultura y un hábito de documentar procedimientos en los ámbitos laborales en los que me muevo.
Crear un procedimiento no es más, en esencia, que establecer en una guía sencilla los pasos para realizar una tarea. No estoy hablando de esas compañías que, para hacerlo todo, tienen un repositorio de procedimientos o normas más largo que El Señor de los Anillos, sino de guías sencillas que te puedes hacer tú mismo para evitar tener que recordar continuamente las mismas cosas y así hacerlas con mayor rapidez y seguridad.
Y esto se aplica a cualquier ámbito personal o profesional. ¿Qué sería, si no, la gestión de la configuración de un proyecto de software sin un procedimiento que todos los desarrolladores entiendan?
Si lo tuyo es el marketing, es posible que tengas establecido cómo documentar tus próximas acciones comerciales y sus resultados (= procedimientos).
Es sorprendente la cantidad de tiempo que se gana cuando tienes guías sencillas y prácticas para realizar tareas más o menos complejas.
Pero, por otra parte, ¿cómo podrían trabajar muchas personas de una organización, grande o pequeña, sin seguir ciertas normas o esquemas de trabajo (= procedimientos)?
Lamentablemente, en muchas organizaciones las cosas no se aprenden leyendo un documento de bienvenida o algo así, sino porque a algún compañero o compañera le endosan la tarea de explicarte cómo se hacen las cosas (lo cual también supone una pérdida de productividad para esa persona).
Estos son algunos de los procedimientos que más uso:
- Generación y revisión de archivos EPUB y PDF para su publicación.
- Procedimiento para crear contenidos (como éste) en las distintas webs y difundirlos.
- Uso de los repositorios de código para los proyectos en los que trabajo.
- Actualización y mantenimiento de mis webs con Drupal.
- Desarrollo de nuevas ideas y propuestas.
- Etc.
Si en tu organización no hay procedimientos de trabajo de algún tipo, mal asunto. Y si tampoco los hay en tu día a día, en la forma de organizarte o de afrontar los distintos proyectos en los que trabajas, aún peor.
Estoy convencido de que las personas más exitosas y las organizaciones que mejor funcionan tienen una cultura sólida de establecer y usar procedimientos de trabajo ágiles, claro, porque abusar de ellos puede acabar produciendo justo lo contrario de lo que se desea.