No me gusta repetir trabajo ni tareas pesadas que se hacen una y otra vez y que de algún modo se pueden automatizar o al menos indicar lo pasos a realizar para que la siguiente vez no pierdas tanto el tiempo en recordar cómo se hacía ésto o aquéllo. Si te encuentras en esta situación a menudo, que sepas que puedes evitarlo.

Si es verdad que debemos poner el foco en aquello que aporta valor, en las tareas verdaderamente creativas y productivas, entonces tenemos que encontrar la forma de no tener que reinventar la rueda continuamente. No estoy hablando de tareas que hay que hacer sí o sí (como un parte de trabajo) y hablo en sentido general, no sólo desde el punto de vista del desarrollo de software, sino de hacer todo lo posible para que estas tareas ocupen el menor tiempo posible y, sobre todo, no tengamos que pensar reiteradamente cómo se hacían.

Voy a poner varios ejemplos:

  • El proceso de publicar una nueva noticia en la web, ya sabes, crear el contenido, fijar bien la url, revisar el contenido, comprobar la estructura del mismo, revisar faltas de ortografía o de expresión, pedir la aprobación del mismo si es necesario, etc. Son varios pasos, sí, pero si este trabajo lo haces una vez cada varios meses, terminar olvidándolo y preguntándote ¿cómo había que poner el formato de las url?
  • Si mantienes varias webs, como es mi caso, y además todas con Drupal, y dado que no las actualizo continuamente (actualizaciones de módulos, mejoras de diseño, etc.), puedes encontrarte con que cada vez que vas a actualizar una, tienes que volver a investigar cómo se hacía esto o aquello, como por ejemplo, cómo y dónde guardar una copia de seguridad, cómo etiquetar la nueva versión de la web en GIT o similar, cómo comprobar que la nueva actualización no ha roto nada, cómo desplegar para que no te quede ningún cabo suelto, comprobar la seguridad, etc.
  • Llevo dos años usando la herramienta Scrivener para la creación de libros. Su proceso de compilación genera un fichero en format eBook, pdf, docx, etc. Sin embargo, después de generar el fichero tienes que comprobar varias cosas según tu flujo de trabajo y el propósito que tengas. Por ejemplo, si generas un eBook para Kindle, tienes (o deberías), revisar que el epub pasa las pruebas de validación con una herramienta como epubcheck, después tienes (o deberías) abrirlo con la herramienta Kindle Previewer y revisar página a página, y no digamos le proceso de publicación en Amazon.

En fin, son trabajos que realizas que requieren de varios pasos para su realización. Salvo que tengas una memoria prodigiosa, cada vez que los vayas a enfrentar algo se te quedará en el tintero.

¿Resultado? No se terminará del todo bien y se tardará más en realizarlo, aparte de lo tedioso que resulta tener que investigar algo porque lo has olvidado... Y si te fijas bien, parte de tu trabajo lo pasas realizando tareas que bien podrían estar bajo el paraguas de un procedimiento.

Llevo años procedimentando este tipo de tareas e intentando establecer una cultura y hábito en procedimentar en los ámbitos laborales en lo que me muevo.

Crear un procedimiento no es más, en esencia, que establecer en una simple guía los pasos para realizar una tarea. No estoy hablando de esas compañías que para hacerlo todo tienen un repositorio de procedimientos o normas más largos que El Señor de los Anillos, sino de sencillas guías que te puedes hacer tú mismo para evitar tener que recordar continuamente las mismas cosas y así hacerlas con mayor rapidez y seguridad.

Y esto se aplica a cualquier ámbito personal o profesional. ¿Qué sería si no la gestión de la configuración un proyecto software sin un procedimiento entendido por todos los desarrolladores?

Si lo tuyo es el marketing, es posible que tengas establecido cómo documentar tus próximas acciones comerciales así como sus resultados (= procedimientos).

Es sorprendente la cantidad de tiempo que se gana cuando tienes guías sencillas y prácticas para realizar tareas más o menos complejas.

Pero por otra parte, ¿cómo si no muchas personas de una organización, por pequeña o grande que sea, podrían trabajar sin seguir ciertas normas o esquemas de trabajo (= procedimientos)?

Lamentablemente en muchas organizaciones, se terminan aprendiendo las cosas no porque las leas en un documento de bienvenida o algo así, sino porque a algún compañero o compañera le endosan la tarea de explicarte cómo se hacen las cosas (por lo cual también es una pérdida de productividad para él).

Estos son algunos de mis procedimientos que más uso:

  • Generación y revisión en la generación de epubs y pdf de cara a su publicación.
  • Procedimiento de crear contenidos (como este) en las distintas webs así como su difusión.
  • Uso de los repositorios de código para los proyectos en los que trabajo.
  • Actualización y mantenimiento de mis webs con Drupal.
  • Desarrollo de nuevas ideas y propuestas.
  • etc.

Si en tu organización no hay procedimientos de trabajo de algún tipo, chungo. Y si en tu día a día, en la forma de organizarte o de afrontar los distintos proyectos en los que trabajas, pero aún.

Estoy convencido de que las personas más exitosas y las organizaciones que funcionan mejor tienen una fuerte cultura de establecer y usar procedimientos de trabajo ágiles, claro, porque su abuso puede suponer al final todo lo contrario de lo que se desea obtener.

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