Wunderlist sampleComo muchas veces he cometado en este blog, trabajar bien, generar un resultado de calidad en tiempo y sin necesidad de que los equipos de trabajo estén estresados continuamente, es más una cuestión de organización que de excesos de horas delante del ordenador. Cuando las horas extras dejan de ser puntuales y pasan a ser crónicas, evidencian un problema grave de planificación y productividad, no hay más.

No obstante, veo continuamente cómo se sigue abusando del correo electrónico para gestionar tareas con una lista interminable de replies y cómo se usa el Outlook o el Gmail como almacén documental; también veo a menudo cómo se usa el excel como herramienta para planificar el trabajo...

Digamos que aunque hablamos mucho de la sociedad del conocimiento y que todos tenemos acceso a ordenadores, portátiles, smartphones, etc., ciertas cosas se siguen haciendo igual que en los noventa, es decir, que apenas se sale del correo electrónico y el paquete ofimático de turno.

A estas alturas, gestionar las tareas de un equipo usando exclusivamente el correo y hojas en excel, no es que esté obsoleto, sino que revela una falta de productividad o una inercia total de la gente que los usa abusivamente sin querer encontrar opciones más apropiadas y más ágiles. Lo siento si tu jefe o manager se organiza así, toda su desorganización terminará afectándote de un modo u otro.

Hay que sustituir el uso (abuso) de esas herramientas por otras cuyo propósito es el de gestionar proyectos o tareas y además tienes que definir tus propios flujos de trabajo. El uso de cualquier herramienta para gestionar tareas viene después de que tengas claro cómo organizas tu trabajo (flujos de trabajo).

La cuestión no es en realidad qué tareas hacer en cada momento o en los próximos días o semanas, sino de qué modo gestionas tu tiempo.

Ningún gran proyecto avanza significativamente de un día para otro. Todo, absolutamente todo, se realiza después de finalizar cientos de tareas aparentemente pequeñas.

Me gusta ver los proyectos de esta forma: como un conjunto de tareas de pequeña dimensión que se pueden hacer en cualquier momento pero que cuando nos damos cuenta, su suma nos permite obtener un buen resultado, algo apreciable.

No en vano todas aquellas personas que aparentemente consiguen muchas cosas son las que precisamente saben cómo dividirlas en pequeñas tareas y que además mantienen la disciplina de ir realizándolas poco a poco. Dividir en tareas y tener la disciplina de realizarlas, para mí aquí está la clave para conseguir buenos resultados.

No es fácil dividir cualquier asunto en partes que se puedan realizar discontinuamente; sin embargo en eso consiste también la capacidad de afrontar en el día a día muchas responsabilidades de naturaleza distinta.

Hace unos años hice un ejercicio muy sencillo que recomiendo a todo el mundo que haga en algún momento del año: era viernes y anoté todas las llamadas telefónicas que había recibido durante la semana, tanto al fijo como al móvil.

Después fui analizando una a una (al menos aquellas de las que me acordaba) descubriendo algo que me hizo pensar bastante:

  • La mayoría de las llamadas me interrumpieron en algo que estaba haciendo en ese momento muy concentrado.
  • Muchas de ellas no me aportaron nada para resolver alguna tarea bajo mi responsabilidad, sino que me reclamaban para resolver las tareas bajo responsabilidad de otros.
  • Otro grupo de ellas se podían haber sustituido con un sencillo correo electrónico que yo habría elegido leer en el momento mas adeacuado en el mismo día.
  • Solo unas pocas eran verdaderamente importantes (para mí).
  • Ninguna era absolutamente trascendente y urgente para que tuviera que atenderla en ese preciso momento.

Me pregunto si es esto productividad o simple pérdida de tiempo. En cierta medida, desde todas aquellas conclusiones he llegado hasta el día de hoy mejorando en muchos aspectos de mi día a día.

En una etapa laboral anterior, sufría a menudo el típico ataque inesperado según el cual un manager o jefe de proyecto venía a pedirme a mí y a mi equipo la corrección o puesta en producción de algo que por arte de birlibirloque se había convertido ese día en crítico. A lo mejor lo tenía en el cajón olvidado hasta que le explotó en las manos.

Nada peor para un programador que tener que resolver un bug o incluir una nueva característica con la presión del tiempo, sobre todo si no estaba previsto.

10:00 de la mañana; tienes por delante una tarea que estimas en dos horas para hacerla bien y darla por terminada. Te preparas ante tu entorno de trabajo y comienzas a desarrollar código; poco a poco tu mente va dejando las divagaciones de la charla del café anterior y se mete de lleno en el problema a resolver. No es raro entrar en ese estado de fluidez definido por Mihaly Csikszentmihalyi en su famoso libro de psicología positiva.

Tomar decisiones de diseño, desarrollar una clase o refactorizar un conjunto de pruebas, por poner unos ejemplos, requieren de concentración y cierta paz mental para que las decisiones tomadas sean las correctas.

Esto parece evidente, pero pocos entornos laborales fomentan esta tranquilidad y capacidad de estar concentrados.

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